ExcelをAIに読ませる前に｜入れてはいけない列と、名前を隠す（匿名化する）方法

「売上表の集計をAIに頼みたいけれど、お客様の名前が入っている」「取引先ごとの単価表をAIに読ませたいが、そのまま貼って大丈夫だろうか」。Excelの作業をAIに手伝ってもらおうとすると、多くの方がここで手が止まります。このコラムでは、会社のルールづくりではなく、Excelの列ごとに、何を入れてよく、何を置き換え、何を入れないかという具体的な手順に絞って説明します。社内ルール全体の考え方は、生成AIの社内ルールの作り方をご覧ください。

なぜ、ExcelをAIに渡す前に整える必要があるのですか？

理由は、Excelの表には、気づかないうちに個人情報や社外秘が入っていることが多いからです。会話の文章なら入力するときに内容を目で追いますが、表は何百行もあり、「備考」欄に電話番号が書かれている、といったことが起きがちです。

公的な機関も、注意を呼びかけています。2026年11月6日に公式資料を確認した内容は、次のとおりです。

出典	確認できた内容
個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」（2023年6月2日）	個人情報を扱う事業者が、生成AIに個人情報を含むプロンプト（指示や入力）を入れる場合は、特定された利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確認すること。また、本人の同意なく個人データを入力し、応答を出す以外の目的で扱われると、個人情報保護法に違反する可能性がある。そのため、サービスを提供する事業者がその個人データを機械学習に利用しないこと等を十分に確認すること。
同・一般の利用者向けの留意点	入力された個人情報が、生成AIの機械学習に利用されることがあり、他の情報と統計的に結びついたうえで出力されるリスクがある。個人情報を入力する際は、そのリスクを踏まえて適切に判断すること。
IPA「情報セキュリティ10大脅威 2026」（2026年1月29日公開）	組織向けの脅威の3位に、「AIの利用をめぐるサイバーリスク」が入っている（2026年に初めて選ばれた）。

出典は、個人情報保護委員会の公式ページと、IPAの公式ページです。IPAのページでは、順位と「初選出」であることを確認できましたが、脅威の中身の説明は、掲載ページには書かれていませんでした。詳しくは、IPAの解説書など公式資料で確認してください。また、総務省・経済産業省の「AI事業者ガイドライン」も公表されています（2026年11月6日に確認できた公式の概要資料は、第1.1版・2025年3月28日付）。新しい版が出ている場合があるため、最新版は総務省・経済産業省の公式サイトで確認してください。

つまり、「何を入れるか」を、入れる側の会社が考えておく必要がある、と言えます。個人情報保護委員会の注意喚起も、事業者側に、利用目的の範囲内かどうかや、入力した情報が機械学習に使われないかなどの確認を求めています。法律に関わる具体的な判断（自社のデータが個人データに当たるか、同意が必要か、など）は、個人情報保護委員会の公式資料や、専門家に確認してください。

どの列を、どう扱えばよいですか？

列ごとに、「入れてよい」「置き換える」「入れない」の3つに分けます。次の図が、全体のイメージです。

ここで大切なのは、AIにやってほしい作業に、その列が本当に必要かを先に考えることです。たとえば「月ごと・商品区分ごとの数量や件数」を数えたいだけなら、顧客の名前も住所も要りません。必要な列だけを残すのが、いちばん簡単で、効果の大きい対策です。

入れない方がよい情報の例

種類	具体的な列の例	扱い
個人を直接特定できる情報	氏名、住所、電話番号、メールアドレス、顔写真（生年月日は、「年代」にぼかす方法もあります）	列ごと消す（必要なら顧客IDに置き換え）
番号・お金の情報	個人番号（マイナンバー）、口座番号、カード番号、給与額	入れない（置き換えもしない）
取引先を特定できる情報	取引先名、担当者名、契約書の番号	「A社」「B社」などに置き換える
社外に出したくない数字	仕入単価、原価、取引先ごとの特別価格、利益率	入れない。または範囲・指数にぼかす
うっかり入りやすい場所	備考欄、コメント、非表示の列・シート、ファイル名、シート名	消してから確認する

上の表は一般的な例です。個人情報かどうかの線引きは、会社の業種や取り扱うデータで変わります。自社の表について判断がつかないときは、入れない側に倒すのが安全です。

なお、「取引先名だけなら、個人情報ではないから大丈夫」とは限りません。個人情報ではなくても、取引先との契約や守秘の取り決めで、第三者への提供が制限されていることがあります。契約書や社内の規程を、一度確認しておきましょう。

匿名化の手順は？

手順は、次の5つです。必ず、元の表のコピーで行います。

1. コピーを作る：元のファイルは触らず、「ファイル名＋AI用」のように別名で保存します。元の表を壊さないための、いちばん大事な一歩です。バックアップの考え方は、バックアップの3-2-1ルールを参考にしてください。
2. 入れない列を消す：AIに頼む作業に要らない列は、列ごと削除します。「非表示」にしただけでは、データは残っています。削除してください。
3. 名前をIDや記号に置き換える：氏名は「顧客001」「顧客002」のようなIDに、取引先名は「A社」「B社」に置き換えます。Excelの「置換」機能や、対応表を使った検索の関数で、一括でできます。このとき、置き換えの対応表（IDと実名の一覧）は、AIには渡さず、自社の別のファイルで保管します。AIの回答を読むとき、この対応表で元の名前に戻します。
4. 数字や日付をぼかす：生年月日は「30代」のような年代に、住所は「市区町村まで」に、細かい日付は「月」に、金額は「5千円以下・5千円超〜1万円・1万円超」のような範囲にします。ただし、ぼかしすぎると集計の意味がなくなるため、頼みたい作業に必要な細かさを残します。
5. 目で見て、最終確認する：渡す前に、①備考欄・コメント・非表示の列やシートに残りがないか、②検索機能で「@」「株式会社」「電話番号に多いハイフン付きの数字」などを探して残りがないか、③ファイル名やシート名に社名が入っていないか、を確認します。

置き換えた表を「そのまま貼り付ける」のではなく、必要な列だけを新しい表にコピーする方法もあります。削り忘れが起きにくいので、慣れないうちは、こちらがおすすめです。

具体的には、どんな表になりますか？（説明用の例）

次の表は、説明のために作ったダミーの例で、実在の顧客や取引のデータではありません。「月ごと・商品ごとの数量を集計したい」という目的を想定しています。

渡す前の表（説明用のダミー）

受注日	顧客名	住所	電話	商品	単価	数量	備考
2026/10/03	山田 太郎	東京都○○市△△1-2-3	000-0000-0000	商品X	3,200	2	届け先は自宅
2026/10/15	株式会社サンプル	東京都□□区◇◇4-5-6	000-0000-0001	商品Y	12,800	1	特別価格

渡した後の表（匿名化したもの）

受注月	顧客ID	地域	商品	単価の区分	数量
2026年10月	顧客001	東京都	商品X	5千円以下	2
2026年10月	顧客002	東京都	商品Y	1万円超	1

変わった点は、①住所を「東京都」までにぼかし、電話の列を削除、②顧客名をIDに置き換え、③備考欄を削除（「特別価格」などの社外秘が入りやすいため）、④日付を「月」に、単価を「区分」にぼかした、という4種類の変更です。この表でも、「月ごとの商品別の数量や件数を集計する」といった作業は頼めます。売上の合計金額まで出したい場合は、金額を区分にぼかさず、そのまま残すか、金額の集計だけ自分で行います。逆に、「この顧客に電話する順番を決めて」のような、個人を特定する必要のある仕事は、そもそもAIに渡さない仕事です（次の見出しで説明します）。

AIに頼むときの文章の書き方や、関数・集計の聞き方は、Excelの関数・集計はAIに聞くのが近道で紹介しています。

どんな仕事は、AIに渡さない方がよいですか？

匿名化しても、仕事の性質上、渡さない方がよいものがあります。次の3つの質問で、線引きしてみてください。

質問	「はい」なら
① その作業に、個人や取引先を特定する情報が必要ですか？	AIに渡さず、社内の表の関数やピボットテーブルで行う
② 匿名化したあとの表でも、組み合わせると誰か分かってしまうおそれがありますか？（例：地域と年代と商品が、少数の人しか当てはまらない）	もっとぼかす、または渡さない
③ 間違えたときの影響が、お金・信用・法律に及びますか？（請求・給与・契約など）	AIの結果をそのまま使わず、人が必ず検算する。むしろ渡さない選択もある

とくに②は、見落としやすい点です。名前を消しても、「地域」「年代」「商品」「日付」を組み合わせると、少人数のデータでは個人が分かってしまうことがあります。IDに置き換えた表も、法律上の「匿名加工情報」の基準を満たす、という意味ではありません。このコラムの「匿名化」は、あくまで「リスクを下げるための、実務上の工夫」のことです。

データを渡す先も重要です。入力した内容をAIの学習に使うかどうかは、サービスごと・プランごと（個人向け、法人向けなど）に異なります。先ほどの個人情報保護委員会の資料でも、サービスの提供事業者が機械学習に利用しないこと等を確認するよう求めています。使うサービスの設定や条件は、各サービスの公式の利用規約・データの取り扱いのページで確認してください。このコラムでは、特定のサービスの仕様は取り上げません（仕様は変わることがあるためです）。

AIが出した集計結果が、合っているかを確かめる方法は、AIにExcelの集計をさせたら数字がズレたとき｜起こりがちな失敗と、検算の3手順で解説しています。

元の表を壊さないために、どうしますか？

匿名化の作業では、うっかり元の表を上書きしたり、削除したりする事故が起きがちです。次の4つを習慣にしてください。

1. 最初にコピーを作る：作業は「AI用」のコピーのファイルだけで行います。元の表を開いたまま作業しない。
2. 対応表は別に保管する：IDと実名の対応表は、AIに渡す表とは別のファイルに。アクセスできる人も絞ります。
3. バックアップを取る：元の表は、別の場所にも保管します。考え方はバックアップの3-2-1ルールが参考になります。
4. AI用の表は、使い終わったら削除する：デスクトップなどに残さず、使い終わったら削除します。ファイルが増えると、どれが元の表か分からなくなります。

社内で、どう決めておくとよいですか？

個人の判断にすると、人によって基準がばらつきます。次のような1枚のチェックリストを用意し、AIに渡す前に確認する運用が現実的です。

• 頼む作業に、必要な列だけを残したか
• 氏名・住所・電話・口座などの列を、削除したか（非表示ではなく）
• 取引先名・顧客名を置き換えたか。対応表を別に保管したか
• 備考欄・コメント・非表示のシート・ファイル名を確認したか
• 使うAIサービスの、データの取り扱い（学習に使うか）を公式で確認したか
• 作業はコピーで行い、元の表はバックアップしてあるか

この運用が、特定の担当者だけの知識にならないように、手順を紙やファイルに残すことも大切です。考え方は業務の属人化を解消する方法も参考になります。社員向けの教育を考える場合は、AI研修の選び方をご覧ください。

なお、どんなに気をつけても、情報の流出リスクがゼロになることはありません。外部からの攻撃への備えは、サイバー攻撃は防ぎきれない時代へで解説しています。

よくある質問

Q. 名前を「A社」に置き換えれば、安全ですか？

「安全」とは言い切れません。名前を置き換えても、残った情報の組み合わせで、取引先や個人が分かることがあります。また、置き換えは、リスクを下げる対策の1つにすぎません。頼む作業に不要な列を消すことと、使うサービスの取り扱いを確認することと、あわせて行ってください。

Q. 列を「非表示」にするだけではだめですか？

非表示にしても、データはファイルの中に残っています。表を貼り付けたり、ファイルを渡したりしたときに、含まれてしまうおそれがあります。AIに渡す表では、削除してください。

Q. 有料のAIサービスなら、何を入れても大丈夫ですか？

いいえ。入力内容をAIの学習に使うかどうかは、サービスごと・プランごとに異なり、学習に使わない設定がある場合もあれば、ない場合もあります。プランが有料かどうかだけでは判断できません。各サービスの公式の利用規約・データの取り扱いで確認し、そのうえで「入れる情報を最小限にする」ことは変わりません。

Q. 匿名化が面倒なときは、どうしたらよいですか？

先に、「その作業は、本当にAIに頼む必要があるか」を考えてください。社内の表で、関数やピボットテーブルで足りる作業も多くあります。AIには、「関数の書き方を聞く」ように、実データを渡さず、ダミーの小さな表で聞く使い方もあります。ダミーを使う方法なら、匿名化の手間そのものを減らせます。

Q. 取引先の名前も、置き換えた方がよいですか？

契約や守秘の取り決めで、取引先情報の提供が制限されていることがあります。迷うときは、置き換えるか、入れない方が安全です。契約の内容は、契約書や、社内の担当者・専門家に確認してください。

まとめ：列を分け、消して、置き換え、コピーで作業する

ExcelをAIに渡す前は、列ごとに「入れてよい」「置き換える」「入れない」に分け、不要な列は削除し、名前はIDに置き換え、数字はぼかし、作業はコピーで行う。そして、置き換えの対応表は自社で保管し、使うAIサービスのデータの取り扱いは公式で確認する。これで、リスクを下げることができます。ただし「これで安全」とは言い切れないため、迷ったら入れないを原則にしてください。

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