結論：バックアップの基本は、「3-2-1ルール」です。データを3つ持ち（元のデータ＋バックアップ2つ）、2種類の保存先に分け、そのうち1つは別の場所に置くという考え方です。さらに大切なのは、「実際に戻せるか」を確かめておくことです。中小企業は、①何を守るか ②どう組み合わせるか ③いつ取るか ④戻す練習をする、の4つの手順で、無理なく始められます。
パソコンの故障、うっかり削除、ランサムウェア（データを暗号化して身代金を要求する攻撃）、火災や水害。データを失う原因は、さまざまです。「バックアップは取っている」という会社でも、いざというときに戻せなかったという話は、少なくありません。このコラムでは、バックアップの基本の考え方である「3-2-1ルール」と、中小企業が無理なく始める手順を、やさしく解説します。
3-2-1ルールとは何ですか？
3-2-1ルールは、データを守るための、基本の考え方として広く知られているものです。3つの数字は、次の意味を持ちます。
| 数字 | 意味 | ねらい |
|---|---|---|
| 3 | データを3つ持つ（元のデータ＋バックアップ2つ） | 1つが壊れても、ほかが残る |
| 2 | 2種類以上の保存先に分ける（例：パソコンと外付けのディスク、クラウドなど） | 同じ種類の機器の故障で、まとめて失うのを防ぐ |
| 1 | 1つは、別の場所に置く（遠隔地、クラウドなど） | 火災・水害・盗難など、その場所の被害から守る |
数え方で、注意したい点があります。同じパソコンの別のフォルダや、同じディスクの別の区画は、「別の保存先」とは数えません。そのディスクが壊れたら、まとめて失うからです。
なぜ、バックアップが1つだけでは足りないのですか？
1つだけだと、そのバックアップ自体に、問題が起きたときに、戻す手段がなくなります。たとえば、次のようなことが起こり得ます。
- 機器の故障：バックアップ用の外付けディスクも、故障することがあります。
- ランサムウェア：パソコンにつなぎっぱなしのバックアップは、元のデータと一緒に暗号化されるおそれがあります。
- 災害・盗難：元のデータとバックアップが、同じ部屋にあると、まとめて失います。
- サーバーの事故：サーバーの中だけに置いたバックアップは、サーバーごと失われることがあります。
- 気づくのが遅れた場合：間違いに気づいたときには、バックアップも、すでに上書きされていることがあります。
サイバー攻撃への備え全体については、サイバー攻撃は防ぎきれない時代へ｜中小企業が「入られても大丈夫」な体制をつくる方法のコラムで、解説しています。
中小企業は、何をバックアップすればよいですか？
すべてを同じ重さで守ろうとすると、続きません。「失うと、業務が止まるもの」から、順に始めます。
| 対象 | 例 | 確認すること |
|---|---|---|
| 共有フォルダ・パソコンのデータ | 見積書、契約書、図面、Excelの台帳 | 誰のパソコンに、重要なデータがあるか |
| 業務システムのデータ | 会計、販売管理、自社で作ったアプリ | データの保存場所と、取り出し方 |
| ホームページ | WordPressなど（データベースとファイルの両方） | 誰が、どこに取っているか |
| メール・クラウドサービス | メール、クラウドの文書や名簿 | サービス側の保存と、自社のバックアップは別。契約内容を確認 |
「このデータが明日なくなったら、何日分の仕事をやり直すことになるか」と考えると、優先順位が見えてきます。やり直しの大変なものほど、先に、しっかり守ります。
どこに保存すればよいですか？
3-2-1ルールにあてはめた、組み合わせの例です。会社の規模や、データの量によって、選び方は変わります。
| 役割 | 保存先の例 | 特徴・注意点 |
|---|---|---|
| 元のデータ | パソコン／社内のサーバー | 日々の作業で使う場所 |
| 2つ目（手元） | 外付けのディスク／NAS（社内に置くデータ保管用の機器） | 戻すのが速い。つなぎっぱなしにしない、または、書き換えを制限すると、ランサムウェアに強くなる |
| 3つ目（別の場所） | クラウドのストレージ／別の拠点／（外付けディスクを別の場所に保管） | 災害や盗難に強い。アクセスする権限（ID・パスワード）を、しっかり管理する |
どの方法でも、共通して大切なことが2つあります。
- 自動で取れる形にする：人の手に頼ると、忙しい時期に、取り忘れます。
- バックアップ自体を、守る：パスワードをかけ、アクセスできる人を絞ります。個人情報や取引先の情報が入っているので、元のデータと同じように、大切に扱います。
中小企業が、無理なく始める4つの手順は？
- 守るものを書き出す：上の表を使い、「どのデータが、どこにあるか」を一覧にします。意外な場所（個人のパソコンなど）に、重要なデータがあることに気づくことが、よくあります。
- 組み合わせを決める：元のデータ、手元のバックアップ、別の場所のバックアップ。この3つを、どの機器・サービスにするかを決めます。
- 取る頻度を決める：「最大で何日分のやり直しなら、耐えられるか」を基準にします。毎日更新するデータなら毎日、あまり変わらないデータなら週に1回など、データごとに決めてかまいません（あくまで目安です）。
- 戻す練習をする：実際に、1つのファイルを選び、バックアップから戻してみます。定期的に（目安は、年に1〜2回）行い、「誰が」「どの手順で」戻すのかを、紙に書いておきます。
バックアップは、戻せて、はじめて役に立ちます。取っているだけで安心せず、必ず、手順4まで行いましょう。
ホームページ（WordPress）のバックアップは、どう考えればよいですか？
WordPressのサイトは、データベース（記事の内容など）とファイル（画像・テーマ・プラグインなど）の両方を、セットで保存する必要があります。片方だけでは、元の状態に戻せません。ホームページの場合は、次の点を確認してください。
- サーバーの自動バックアップだけに頼らない：サーバー会社の機能は便利ですが、保存期間や範囲、戻し方は、会社ごとに違います。契約内容を確認し、別の場所にも持ちましょう。
- バックアップのファイルを、外から取得できる場所に置かない：バックアップ用のプラグインなどが作ったファイルが、ホームページの公開フォルダの中に残り、URLを知っていれば、第三者がダウンロードできる状態になっていた、という例があります。保存場所とアクセス制限を、確認してください。
- 更新の前後に取る：PHP、WordPress、プラグインを更新する前には、必ず取ります。
年末に確認したい項目は、年末のIT・ホームページ棚卸しチェックリストにまとめています。
よくある落とし穴には、どんなものがありますか？
| 落とし穴 | 対策 |
|---|---|
| 取っているだけで、戻したことがない | 年に1〜2回、戻す練習をする |
| バックアップが、元のデータと同じ場所にある | 別の機器・別の場所にも持つ |
| 外付けディスクを、つなぎっぱなし | 取るときだけつなぐ。または、書き換えを制限する |
| 担当者しか、やり方を知らない | 手順書を作り、2人以上で共有する |
| パスワードや暗号化の鍵を、なくす | バックアップとは別の場所に、安全に保管する |
| 古いバックアップを、すぐ消してしまう | 間違いに気づくのが遅れても戻せるよう、何世代か残す |
3-2-1ルールより進んだ考え方は、ありますか？
余裕ができたら、さらに「書き換えられない形で、1つ保存する」「戻せることを、確認する」を加えた、「3-2-1-1-0」と呼ばれる考え方もあります。ランサムウェアへの備えを、さらに強めたい場合の発展形です。まずは、基本の3-2-1と、戻す練習から始めれば十分です。
よくある質問
Q. クラウドに保存しているので、バックアップは不要ですか？
必ずしも、そうとは言えません。クラウドサービスは、機器の故障には強いことが多いですが、誤って削除したり、上書きしたり、アカウントを乗っ取られたりした場合は、元に戻せないことがあります。サービスごとに、削除したデータの扱いが違うので、契約内容を確認し、重要なデータは、別の場所にも持ちましょう。
Q. 外付けのディスクが1台あれば、十分ですか？
最初の一歩としては有効ですが、そのディスクが壊れたり、元のデータと同じ場所で被害を受けたりすると、すべて失うおそれがあります。可能であれば、クラウドや別の場所にも1つ持ち、3-2-1に近づけましょう。
Q. どのくらいの頻度で取ればよいですか？
「最大で何日分のやり直しなら耐えられるか」で決めます。毎日更新される重要なデータは、毎日。あまり変わらないデータは、週に1回など、データごとに変えてかまいません。自動で取れる形にしておくと、続きます。
Q. バックアップのデータに、個人情報が入っています。注意することは？
バックアップも、元のデータと同じ重要さで扱います。パスワードや暗号化をかけ、アクセスできる人を絞り、持ち出しや置き場所のルールを決めましょう。不要になった古いバックアップは、安全な方法で消去します。
まとめ：3つ持つ、2種類に分ける、1つは別の場所。そして、戻せるか確かめる
バックアップの基本は、3-2-1ルールです。守るものを書き出し、組み合わせと頻度を決め、実際に戻す練習まで行いましょう。ホームページも、データベースとファイルの両方を、別の場所に持つことが大切です。一度にすべてを整えなくても、まず「別の場所に、もう1つ」から始めれば、リスクは大きく下がります。
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